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Guide complet sur la comptabilité du freelance

11 mars 2020
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Le freelancing est un mode de travail qui connaît un essor considérable depuis l’avènement du digital. Flexibilité des horaires de travail, absence de hiérarchie, possibilité de travailler à domicile sont autant de raisons qui poussent de nombreux professionnels à quitter leur bureau pour exercer en tant que travailleurs indépendants.

Cependant, même si le télétravail offre une plus grande liberté, le statut du freelance implique diverses tâches administratives relatives à l’exercice des activités, notamment la gestion de la comptabilité. Effectuer les comptes annuels, déclarer périodiquement les chiffres d’affaires, tenir un livre journal, gérer les factures et autres, toutes ces tâches fastidieuses incombent au travailleur en freelance.

Des charges comptables différentes selon le statut juridique choisi

Les charges comptables diffèrent en fonction du régime juridique adopté par les professionnels indépendants. La tenue comptable, dans le cas d’une une micro-entreprise, n’est pas la même que celle d’une entreprise individuelle. Et la comptabilité d’une EI est différente de celle d’un professionnel libéral.
Certains statuts juridiques impliquent des charges beaucoup plus contraignantes que d’autres. Il est donc important que l’auto-entrepreneur ou travailleur freelance tienne compte de ce critère s’il veut parvenir à une meilleure gestion de sa comptabilité.

Micro-entrepreneur freelance

Une micro-entreprise est une structure de petite taille constituée au maximum de 10 employés. Les activités n’impliquent pas de lourdes charges administratives et fiscales. Cependant, elles sont soumises à un plafonnement de chiffre d’affaires. Le CA pour les commerçants ne doit pas dépasser le seuil de 176.200 €. Le plafond est de 72.500 € pour les professions libérales et les artisans.

Quelles sont les obligations comptables d’une micro-entreprise freelance ?

Les obligations comptables sont moins lourdes et moins contraignantes. Un micro-entrepreneur freelance n’a pas besoin d’effectuer des comptes annuels ni d’être soumis aux longues formalités comptables comme dans le cas des entreprises au statut juridique normal. Parmi les principales charges qui incombent à une auto-entreprise ou à un freelance ayant choisi ce régime, vous avez :

La tenue d’un livre-journal de recettes

Ce document rend compte de façon chronologique les encaissements mensuels ou trimestriels de l’entreprise. L’auto-entrepreneur doit actualiser le livre à chaque vente ou prestation effectuée de façon à récapituler les entrées de la manière la plus fidèle et rigoureuse possible. Cependant, si le montant est au-dessous des 76 €, il peut effectuer un regroupement global vers la fin de journée.
Un livre de recettes doit contenir quelques mentions obligatoires telles que :

  • La date de la vente ou de la prestation
  • Le numéro de la facture payée
  • L’identité du client
  • La nature de l’opération effectuée
  • Le montant encaissé
  • Le mode de paiement : chèque, espèce, virement ou autres.

Pour compléter un livre de recettes, il n’existe pas d’exigences spécifiques. Toutefois, une fois les écritures enregistrées, elles ne devraient plus être modifiées. Au niveau du format, les livres de recettes peuvent être des supports en papier ou électroniques selon les préférences du micro-entrepreneur.

La facturation

La facturation est un élément essentiel pour les freelances. En effet, les factures servent de pièces justificatives à l’appui du livre des recettes. Le micro-entrepreneur devra en faire deux exemplaires : un pour le client et un autre pour lui-même. Chaque facture doit renseigner :

  • L’identité de l’entreprise
  • Le numéro d’immatriculation
  • L’identité du client
  • Le numéro de la facture
  • La date de la facture
  • La date de la vente ou de la prestation de service
  • La nature de l’opération
  • Le montant de la vente ou du service
  • Les conditions de règlement
  • Les taux de sanctions en cas de retard de paiement
  • Le montant de l’indemnité forfaitaire pour recouvrement

Le registre des achats

Si vous êtes un freelance qui exerce une activité commerciale, ce troisième document sera également nécessaire. Le registre des achats rend compte de tous les frais liés aux achats effectués par votre petite entreprise. Comme le livre de recettes, il doit également être rempli au jour le jour. Voici les mentions qui doivent figurer dans ce registre :

  • La date de l’achat
  • Le montant
  • L’origine de l’achat (fournisseurs)
  • Les pièces justificatives de chaque achat (ex. : facture)
  • Le mode de paiement

Il convient de rappeler que ces documents ne constituent pas uniquement une simple formalité. En effet, ils vous aident également à effectuer un suivi régulier de votre activité. Ces supports vous permettront de vérifier quotidiennement l’état de vos dépenses et de vos encaissements. Par ailleurs, il est recommandé de bien les conserver.

L’ouverture d’un compte bancaire professionnel

Au plus tard 1 an après l’ouverture de sa micro-entreprise, l’entrepreneur doit impérativement ouvrir un compte bancaire dédié à son activité professionnelle. Ce compte servira à prélever les dépenses et les achats, encaisser les recettes, obtenir un crédit et autres.
Vous n’êtes pas obligé d’ouvrir un compte pro (ce type de compte n’est obligatoire que si le professionnel exerce une activité commerciale). Par contre, ce compte doit exclusivement être destiné à un usage professionnel.

Freelance et gérant de société (EI)

L’EI (entreprise individuelle) est le régime juridique par défaut du travailleur indépendant. Ce statut implique que la structure dispose d’un fondateur. Ce dernier pourra éventuellement employer des salariés. Dans tous les cas, l’entrepreneur est libre de prendre les décisions, d’instaurer les règles qui régissent les activités et d’organiser les tâches.

La spécificité de ce régime relève de l’absence de personnalité morale bien que l’entreprise soit inscrite au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Le professionnel freelance peut être un commerçant, un artisan ou un prestataire de services. Il convient de préciser que, avec ce mode d’exercice, il n’existe pas de séparation entre le patrimoine personnel de l’entrepreneur et celui de l’entreprise. Ainsi, en cas d’éventuelles dettes ou faillites, l’entrepreneur peut être amené à assumer toutes les responsabilités.

Les obligations comptables pour une entreprise individuelle

Les charges sont beaucoup plus lourdes que celles de la micro-entreprise. Une EI est assujettie au régime du réel et à l’impôt sur le revenu (IR). Si la petite structure réalise des bénéfices appartenant à la catégorie des BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux), une comptabilité complète est nécessaire. Cela implique la tenue de :

Un livre-journal de recettes

Un grand livre

Le grand livre est un document qui rend compte de toutes les opérations comptables. Tous les mouvements comptables y sont inventoriés par ordre chronologique. Chaque opération est répartie en divers comptes. Ces derniers sont ensuite ordonnés selon le plan comptable général.

Le grand livre est très pratique pour avoir une compréhension rapide et approfondie des opérations qui ont pu impacter la trésorerie de la société. Le support peut être constitué de plusieurs grands livres auxiliaires. Ces derniers contiennent les détails des comptes pour chaque client et chaque fournisseur. Les mentions obligatoires qui doivent apparaître dans chaque document sont :

  • Le numéro et intitulé du compte
  • Le solde initial et solde final
  • La date de l’opération
  • Le libellé de l’opération
  • Les pièces justificatives de l’opération
  • Le journal de comptabilisation de l’opération
  • Le code du lettrage.

Clôture d’exercice et réalisation des comptes annuels

La vie d’une société est cadencée par une succession d’exercices comptables. Ainsi, lorsqu’un exercice se termine, l’entrepreneur doit effectuer une clôture des comptes annuels. Tous les comptes relatifs à cet exercice sont classés et figés. Ce n’est qu’après cela que l’entreprise pourra passer au prochain exercice.

L’arrêté des comptes est important aussi bien pour les sociétés que pour les responsables fiscaux. Pour le chef d’entreprise, la clôture des comptes lui permet d’avoir une vue globale et synoptique du patrimoine de l’entreprise à un moment X et d’évaluer le résultat obtenu tout au long de l’exercice.

En matière de fiscalité, cette clôture détermine le coût de l’impôt que l’entreprise devra déclarer et payer à l’administration fiscale.

Déclaration de TVA

La TVA est une taxe liée à toutes les ventes de biens et services effectuées par une entreprise. Seules les structures avec un chiffre d’affaires supérieur à 85.800 € pour les activités d’achat et 34.400 € pour les entreprises à titre de BNC sont assujetties à la TVA. Le montant de cette dernière peut varier selon les paramètres suivants :

  • Pour les BIC : la TVA est calculée selon que l’entreprise soit soumise au Régime Simplifié d’Imposition (RSI) ou au Régime Normal (RN).
  • Pour les BNC : la taxe est calculée en fonction des exigences issues du Régime de la déclaration contrôlée.

Freelance et professionnel libéral

La profession libérale désigne toute activité exercée à titre personnel et qui exige des qualifications bien définies. Le professionnel travaille à son propre compte et propose des prestations intellectuelles, techniques ou de soins.
Certaines professions libérales (expert-comptable, ingénieur, interprète, traducteur, consultant, formateur, rédacteur et autres) peuvent être exercées en télétravail.

Les obligations comptables des professions libérales

Les entrepreneurs qui ont choisi d’exercer une profession libérale en freelance bénéficient d’un allègement important au niveau des obligations comptables. Ils peuvent choisir de travailler sous le régime de la micro-entreprise, celui de l’EI ou sous le régime normal.

Dans le dernier cas, plusieurs alternatives s’offrent au professionnel pour ce qui est du choix du statut juridique : EURL, SA, SAS, SARL, etc. Le principe étant le même dans tous les cas : la société est constituée d’une personne morale à part entière. Par conséquent, le patrimoine de l’entreprise est séparé de celui de l’entrepreneur.

Déclaration de TVA

Pour les professions libérales, la TVA est applicable au taux normal. Elle est par ailleurs calculée en fonction des honoraires. Cependant, deux possibilités de paiement peuvent se présenter selon le CA réalisé :

  • Régime réel simplifié : si le chiffre d’affaires est compris entre 32.900 € à 267.000 €, vous aurez ainsi 4 acomptes à payer par trimestre. La TVA doit être payée durant les mois d’avril, juillet, octobre et décembre. Le montant est calculé en fonction de la TVA de l’année précédente et la déclaration de la TVA est annuelle.
  • Régime normal : si le CA dépasse le seuil de 267.000 € ou 863.000 € selon les activités pratiquées, alors la TVA sera calculée selon le régime normal. La déclaration et le paiement de la TVA sont effectués mensuellement. Le montant à payer est calculé selon la TVA du mois précédent.

Il est important de préciser que certaines professions libérales ne sont pas assujetties directement à la TVA. C’est en général le cas des activités médicales et paramédicales, de celles liées à l’enseignement et la formation, des métiers de l’assurance ou encore de ceux de la justice.

Le portage salarial : une alternative intéressante

Le portage salarial est une autre alternative qui s’offre aux freelances désireux de garder leur statut de salarié tout en ayant la possibilité d’exercer en tant qu’auto-entrepreneur. Pour faire simple, il s’agit d’une nouvelle forme de travail qui permet aux professionnels de jongler entre deux statuts professionnels : entrepreneur et salarié.

Le portage salarial peut être avantageux puisque le travailleur indépendant n’aura pas à s’occuper de toutes les obligations administratives, fiscales et comptables qu’impliquent ses activités. Ainsi, il pourra alors mieux se concentrer sur son métier et s’affranchir de toutes les charges contraignantes. Toutefois, ce service de gestion implique des coûts qui peuvent largement varier d’une enseigne spécialisée à l’autre.

Il est important de rappeler que ce mode de travail fait que l’entrepreneur obtient les mêmes avantages que les salariés. Le freelance peut, par exemple, bénéficier d’une protection sociale et d’une assurance contre le chômage. Cependant, certaines professions (ex. : médecin, infirmier, etc.) ne peuvent pas être intégrées dans un régime de portage salarial.

L’avantage de recourir à un logiciel comptable

Les tâches et obligations comptables, qu’elles soient allégées ou assez importantes, nécessitent du temps et une bonne organisation. Elles peuvent être assez difficiles à gérer pour un professionnel qui débute dans le milieu entrepreneurial. D’autant plus que certaines opérations impliquent certaines compétences techniques et précises en matière de gestion comptable.

Afin de simplifier cet aspect particulier de la gestion de ses activités, le freelance ou travailleur indépendant a aujourd’hui la possibilité d’utiliser des outils dédiés. Un logiciel comptable innovant permet de centraliser les activités (facturation, devis, tenue de livre de recettes, registre des achats, suivi des paiements, gestion des fournisseurs et autres) au sein d’un seul support.

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