Les spécificités de la comptabilité de l’auto-entrepreneur

La comptabilité est pratiquement inhérente à la gestion d’une entreprise. C’est une tâche essentielle, car elle permet le suivi et le contrôle des flux de trésorerie de la structure. Elle aide les dirigeants à s’assurer que le chiffre d’affaires est supérieur aux dépenses.

La comptabilité, c’est aussi un outil de décision stratégique. Que ce soit en temps réel ou sur le long terme, cette opération contribue au renforcement de la stratégie d’expansion de la firme, mais également à une meilleure appréhension des obstacles.

Dans le cas des auto-entrepreneurs, la gestion comptable présente quelques spécificités. En effet, les micro-entreprises ne sont pas soumises aux mêmes obligations comptables que les sociétés à statuts classiques. Explications.

Le concept de la comptabilité allégée

Les auto-entreprises bénéficient d’une comptabilité allégée. Cette affirmation, on l’a tous entendue plus d’une fois quand on prévoit de s’aventurer dans le vaste univers de l’entrepreneuriat. Mais en quoi la comptabilité des micro-entreprises est-elle réellement allégée ?
La tenue comptable, dans le cas des entrepreneurs individuels et professionnels indépendants, est simple parce qu’elle n’implique pas des opérations lourdes et des calculs complexes. Par ailleurs, puisque le nombre d’obligations comptables est réduit, la tâche devient encore plus aisée.

Cette simplicité s’explique tout d’abord par le fait que les micro-structures profitent d’une franchise en base de TVA. Elles n’ont pas à calculer la TVA qu’elles collectent ainsi que celle qu’elles pourraient déduire de leurs achats professionnels. Cela leur évite les complexités liées à la déclaration.

Bien sûr, depuis le 1er janvier 2018, les petites firmes peuvent être redevables de la TVA si elles dépassent certains plafonds. Elles sont donc tenues de la facturer, de la déclarer et de la reverser à l’État. Mais elles peuvent aussi la récupérer sur leurs achats professionnels. Quoi qu’il en soit, grâce à leur régime micro-fiscal, elles n’auront qu’une simple déclaration complémentaire à remplir lorsqu’il sera temps de déclarer leurs impôts.

Le fait que sa comptabilité soit allégée confère à l’auto-entreprise un avantage considérable. Le micro-entrepreneur n’a pas l’obligation de faire appel à un expert comptable. Il n’est pas aussi obligé de fournir de compte de résultats ou de bilan de fin d’année.

Toutefois, il est toujours important qu’il adopte une bonne gestion comptable de ses activités. En tant qu’entrepreneur individuel et professionnel indépendant, il peut être sujet à un contrôle fiscal. Une tenue claire et précise de sa comptabilité lui évitera toute éventuelle déconvenue. En outre, cela l’aidera à mieux piloter sa société et à avoir une bonne stratégie de développement.

Zoom sur les obligations comptables de l’auto-entrepreneur

Aux yeux de la loi, les auto-entrepreneurs sont des chefs d’entreprises. Cela signifie qu’ils sont tenus de respecter certaines formalités légales obligatoires malgré le fait qu’ils bénéficient d’une comptabilité allégée.

Le livre des recettes

La tenue à jour des recettes est la première obligation fiscale des micro-entrepreneurs. Pour ce faire, ces derniers doivent utiliser un document qui leur sert à répertorier l’ensemble des recettes encaissées dans le cadre de leur activité.

Ce livre doit afficher l’origine des recettes, notamment la date d’encaissement, le nom du client et la nature de la prestation. Les mentions et les montants doivent être ordonnés par ordre chronologique. Les différents modes de règlement possibles (virement, chèque, espèces et autres) doivent aussi être indiqués dans le support. Enfin, les références des justificatifs de la transaction, surtout de la facture et éventuellement du devis, doivent clairement être enregistrées.

En ce qui concerne la forme du livre, les auto-entrepreneurs sont libres de choisir celle qui leur convient. Le livre-comptable papier et les modèles officiels téléchargeables sur internet sont assez classiques. Actuellement, avec un logiciel comptable, il est possible de générer facilement des supports numériques clairs et concis tout en conservant une trace et un accès facile à tous les documents établis.

Le registre des achats

La tenue d’un registre des achats est aussi une obligation comptable pour les micro-entreprises. Elle l’est surtout si la firme évolue dans le secteur de la vente de marchandises, de fournitures, de denrées alimentaires à consommer sur place ou à emporter ou encore si elle fournit des prestations d’hébergement.

Comme avec le livre des recettes, le registre des achats doit contenir certaines mentions. La date, la nature et la référence de l’achat doivent être clairement indiquées sur le support. Ce dernier doit aussi afficher le nom du vendeur ou du fournisseur, le montant de l’achat et le mode de règlement.

L’ouverture d’un compte bancaire dédié aux activités

Depuis 2015, les auto-entrepreneurs ont l’obligation d’avoir un compte dédié à leurs activités professionnelles pour une meilleure gestion de leur comptabilité. La loi stipule qu’ils sont tenus d’ouvrir ce compte bancaire dans les 12 mois suivant la création de l’entreprise. Ce compte servira à encaisser les recettes et à régler les achats et dépenses liées aux opérations et transactions réalisées par la micro-structure.

Il permettra aussi à l’entrepreneur indépendant de prélever la rémunération qu’il pourra ensuite reverser sur son compte personnel. En outre, il sera également utile quand il faudra effectuer des demandes de crédit dans le but d’obtenir des prêts afin de soutenir le développement de la petite firme. Par ailleurs, ce sera sur ce même compte que cette dernière va recevoir les aides et subventions dont elle peut bénéficier.

Le compte est uniquement destiné à un usage professionnel. Cependant, les auto-entrepreneurs ne sont pas obligés d’ouvrir un compte pro puisqu’un simple compte courant peut suffire. Il convient de rappeler que si le CA de la micro-entreprise est inférieur à 10 000 euros pendant deux années consécutives, l’ouverture d’un compte bancaire dédié devient facultative.

La facturation

La facturation est-elle une obligation comptable dans le cas des professionnels indépendants et des micro-entrepreneurs ? La question revient souvent sur les forums et les espaces de discussion. Techniquement, ils sont tenus d’établir des factures puisque ce sont les seuls documents qui prouvent juridiquement qu’il y a eu des échanges entre eux et leurs clients. Mais, dans certains cas, ils ont la possibilité d’émettre de simples tickets de caisse ou reçus.

Ces autres pièces peuvent suffire si le client est un particulier, s’il ne demande pas de facture et que la transaction concerne une marchandise. Elles sont aussi valables si les clients sont des particuliers et si le montant de la prestation de service est inférieur à 25 euros TTC.

La facture n’est donc réellement obligatoire que si l’auto-entrepreneur échange avec un professionnel. Dans ce cas précis, le document devra être édité dans le respect des règles de l’art. Il doit contenir les coordonnées des deux parties, la date d’émission, les éléments inscrits sur le devis signé par le client, les conditions d’escompte dans le cas d’un règlement anticipé ou encore les délais de paiement acceptés.

La déclaration d’affectation de patrimoine pour les EIRL (Entrepreneur individuel à responsabilité limitée)

Les auto-entreprises qui ont opté pour le régime de l’EIRL ont l’obligation d’actualiser chaque année leur déclaration d’affectation de patrimoine. En effet, puisque leurs patrimoines personnels et professionnels sont séparés, elles sont soumises à des règles comptables et déclaratives spécifiques.

Ainsi, elles sont tenues d’effectuer une mise à jour annuelle en établissant un relevé et en le déposant auprès de l’instance compétente (le RSC ou le RM). Elles sont ensuite amenées à publier leurs comptes annuels auprès de ce même établissement.

Auto-entrepreneur : les bonnes pratiques pour bien tenir sa comptabilité

La tenue de la comptabilité peut parfois être une tâche complexe quand on n’a pas été formé à cette opération. Néanmoins, avec un peu de rigueur et une bonne organisation, les micro-entrepreneurs devraient réussir à mettre en place une méthode de gestion simple et efficace. Pour ce faire, ils peuvent adopter quelques bonnes pratiques.

Utiliser un outil innovant

La gestion comptable implique différentes opérations. Pour éviter de se perdre dans ces différentes actions, l’auto-entrepreneur a la possibilité d’utiliser un outil dédié. Les logiciels de comptabilité modernes sont très pratiques et permettent de centraliser les activités (tenue de devis, facturation, suivi des paiements, gestion des fournisseurs, etc.) au sein d’un seul support.

Ces systèmes sont dotés de diverses fonctionnalités innovantes destinées à simplifier le traitement de toute transaction. En choisissant de recourir à un logiciel, la micro-entreprise bénéficie d’un gain de temps considérable. Tous les aspects financiers de la petite structure peuvent être édités automatiquement.
En outre, puisque les informations sont regroupées en un seul endroit, le suivi des opérations devient plus facile et plus clair. Il suffit au professionnel indépendant d’effectuer quelques clics pour être au courant des diverses échéances ainsi que de ses obligations et de ses créances.

En plus d’une gestion optimisée de la comptabilité, les supports permettent également de limiter considérablement les risques d’erreurs. Ce genre d’incident peut être fréquent dans le cas des calculs ou des manipulations humaines.
Avec un logiciel dédié, les données rentrées sont traitées, compilées, analysées et triées en fonction des paramètres choisis par l’utilisateur. Et même s’il s’est avéré qu’une erreur s’est éventuellement glissée dans une quelconque opération, on peut aisément la retracer et en connaître l’origine.

Bien sûr, de nos jours, il est assez facile de trouver un logiciel de gestion comptable. Toutefois, il est toujours important de bien choisir son outil. Le matériel devrait servir à simplifier l’administration de la société (et non le contraire).

Conserver les documents et les justificatifs des échanges

Les auto-entrepreneurs peuvent se faire contrôler de temps à autres. D’ailleurs, il peut arriver qu’ils deviennent redevables de la TVA suite à une grande transaction. Le fait qu’ils aient pris la peine de conserver les documents et justificatifs liés à leurs activités peut leur éviter de sérieux désagréments.

Les preuves d’achats professionnels sont les plus importantes, car ils peuvent servir à justifier les dépenses et donc à récupérer la TVA en cas de dépassement du seuil de franchise. Mais même dans le cas des factures, il est toujours plus prudent de les conserver dix ans après leur date d’émission.

Là encore, le logiciel comptable sera d’une grande utilité. En effet, à la différence des pièces et supports en papier qu’il est possible de perdre, les données enregistrées dans l’outil sont stockées et sauvegardées. L’utilisateur peut y accéder à tout moment.
Il lui suffit d’accéder à la plateforme et de renseigner, par exemple, la date d’émission du document ainsi que le nom du fournisseur ou du client concerné. Les résultats s’afficheront automatiquement. Il peut ensuite sélectionner le justificatif et l’imprimer si besoin est.

Un suivi assidu et régulier de la comptabilité

Le professionnel indépendant ou le micro-entrepreneur se doit toujours d’être rigoureux dans la tenue de comptabilité. Un suivi assidu et régulier des opérations lui évitera les oublis et les erreurs qui peuvent occasionner de sérieux problèmes pour sa société.

En étant bien organisé, il n’aura aucun mal à réaliser la déclaration de son chiffre d’affaires (qui n’a lieu qu’une fois par mois ou tous les 3 mois). En revanche, en attendant que les factures s’entassent et en remettant certains calculs à plus tard, il peut éprouver quelques difficultés.
En tant que chef d’entreprise, l’auto-entrepreneur ne doit jamais perdre de vue ses objectifs. Il se doit de toujours se concentrer sur la manière de développer ses activités. Ce serait dommage qu’un simple incident comptable vienne l’arrêter dans son élan.

Adopter une approche proactive

L’idéal serait que les choses se déroulent toujours comme on le souhaite. Cependant, dans la réalité, tout peut changer à tout moment. La capacité de l’entrepreneur indépendant à appliquer une approche proactive peut lui éviter de nombreuses difficultés. Il lui sera, par exemple, plus facile d’estimer ses besoins de financement à court terme en utilisant un indicateur comptable spécifique.

Cet indice (BFR) qui peut être généré automatiquement grâce à un logiciel lui permettra d’anticiper les décalages de flux de trésorerie. Avec cette indication, il peut veiller à ce que la structure dispose à tout moment des fonds nécessaires pour fonctionner. Les encaissements et les décaissements peuvent occasionner un déséquilibre s’ils ne sont pas correctement suivis.

Être proactif, c’est aussi s’assurer d’avoir toujours à l’esprit les seuils et les plafonds qui peuvent impacter l’avenir de la société. Les activités d’une auto-entreprise sont sujettes par certaines limites. Se tenir informé de ces éléments et de leur modification aidera le dirigeant à prendre les bonnes décisions et à adopter une vision plus pérenne.