Auto-entrepreneur : bien gérer ses frais professionnels

La micro-entreprise bénéficie d’un régime simplifié. Les charges comptables, administratives et fiscales sont plus allégées comparées à celles des structures « conventionnelles ». Cependant, exercer en tant qu’auto-entrepreneur implique également certains aspects contraignants. L’une des problématiques majeures demeure l’impossibilité de déduire les frais professionnels dans le calcul des impôts et des cotisations sociales. Néanmoins, il existe aujourd’hui divers moyens permettant de rembourser les frais et de réduire considérablement le montant des impôts. On vous propose de les découvrir en détail dans cet article.

Les frais professionnels : de quoi s’agit-il ?

Les frais professionnels englobent toutes les dépenses effectuées par l’entrepreneur dans l’exercice de son activité professionnelle. Ils correspondent aux coûts liés aux déplacements professionnels, aux repas, aux achats professionnels et autres. Ils peuvent donc être de différentes natures. Parmi les frais les plus courants, vous avez :

• Les frais de repas
• Les frais de transport
• Les frais relatifs aux achats de matières premières ou de consommables
• Les stocks de produits finis
• La rémunération des sous-traitants
• La location des bureaux
• Le forfait appel, internet, etc.
• Les différents abonnements

Le montant de ces frais peut considérablement varier d’une micro-entreprise à une autre. Tout dépendra du secteur d’activité et de l’organisation interne de la petite structure.

La gestion des frais professionnels auto-entrepreneur

Pour les entreprises assujetties à la TVA, les frais professionnels ne sont pas soumis aux cotisations sociales. En revanche, pour les micro-entreprises qui bénéficient de la franchise de TVA, la situation en est toute autre. Pour rappel, la franchise de TVA est applicable à toute entreprise qui ne dépasse pas les seuils de :

• 85 800 € pour les activités d’achats et de ventes
• 34 400 € pour les activités libérales et les prestations de services.

La micro-entreprise profite d’un régime micro-fiscal simplifié. L’administration fiscale calculera donc le montant des impôts et des cotisations sociales en se basant sur le chiffre d’affaires réalisé, avec une prise en compte forfaitaire des charges d’exploitation.

Par ailleurs, puisque l’auto-entrepreneur ne peut pas facturer la TVA, il ne peut pas la déduire lors de ses achats et des diverses dépenses professionnelles. Il lui faudra payer ses impôts en tenant compte de tous les frais dépensés au sein de sa micro-entreprise. Cette caractéristique fait que le régime de la micro-entreprise convient mieux aux entrepreneurs qui n’envisagent pas d’effectuer de grands investissements.

Note de frais : un document important pour une bonne gestion des dépenses

Étant donné l’impact considérable des frais sur les impôts et les cotisations sociales, le professionnel se doit de bien les gérer. La première solution consiste à établir une note de frais.

Les notes de frais sont des documents dans lesquels un salarié liste les différentes dépenses effectuées, pour se faire rembourser plus tard. Bien qu’il soit impossible de rembourser les frais professionnels pour les micro-entreprises, il est toujours judicieux d’avoir en sa possession ce type de support. Celui-ci permettra à l’auto-entrepreneur de vérifier régulièrement l’état de ses frais professionnels.

Ce suivi lui permettra d’éviter les dépenses farfelues. Le professionnel peut, par ailleurs, aisément trouver des solutions afin de réduire les frais s’il constate que ceux-ci sont trop onéreux. Par exemple, une note de frais vous permet de garder en œil les différents décaissements par rapport au matériel, aux frais de repas, aux frais de déplacement… Ainsi, si vous pensez qu’ils sont trop coûteux, vous pourrez agir en conséquence et prendre des initiatives pour réduire ces charges.

Une note de frais peut être réalisée manuellement par l’auto-entrepreneur. Cependant, il est plus conseillé de recourir à un système informatisé pour gérer les notes de frais. L’utilisation des supports modernes réduit les risques d’erreurs et facilite la vérification régulière des dépenses de l’entreprise.

Le compte bancaire professionnel pour mieux gérer ses dépenses

L’ouverture d’un compte bancaire professionnel n’est pas obligatoire pour une micro-entreprise. Cependant, ce type de compte peut s’avérer utile afin de mieux gérer les dépenses. Il permettra, en effet, au travailleur ou entrepreneur individuel de surveiller les encaissements et les décaissements réalisés. Il servira surtout d’appui aux notes de frais.

Vous n’êtes pas obligé d’ouvrir un compte pro. Un second compte courant destiné uniquement aux activités professionnelles peut suffire. Grâce à ce compte dédié, vous réduirez les risques d’erreur dans la gestion de votre trésorerie. Par ailleurs, vous pourrez facilement connaître la situation financière de votre entreprise à tout moment.

Les différentes solutions permettant de déduire les frais

Les micro-entreprises ont actuellement la possibilité de se faire rembourser les dépenses engagées par les clients. De cette façon, les frais professionnels seront déduits des cotisations sociales et des impôts. Dans cette perspective, deux solutions s’offrent aux auto-entrepreneurs :

• Le recours aux frais de débours
• L’abattement forfaitaire

Les frais de débours

Que signifie « débours » ?

Les débours sont les décaissements effectués par la micro-entreprise pour le compte des clients. Autrement dit, la petite société avance les frais nécessaires à la prestation et les clients les rembourseront par la suite. De ce fait, l’achat est réglé par le professionnel, mais est facturé au nom du client. C’est ce dernier qui devra s’acquitter de la TVA.

Il faut préciser que « débours » et « remboursement de frais » ne sont pas entièrement synonymes. En effet, lorsque les clients remboursent les frais à centime près, il s’agit de débours. En revanche, lorsque ces frais sont remboursés de manière forfaitaire, on parlera plutôt de remboursement de frais. Tout dépendra du contrat établi avec le client.

Ainsi, dans le cadre des débours, l’auto-entrepreneur peut, par exemple, avancer les frais pour acheter les équipements et les fournitures nécessaires dans la réalisation d’un service. Il pourra aussi avancer ses frais de déplacement ou le port des marchandises si le besoin se présente. Mais ces dépenses seront facturées au nom du client. À noter que le professionnel n’a pas le droit de dégager un bénéfice de ces débours. Il est tenu de refacturer la somme exacte des frais dépensés.

Au moment du contrôle de l’administration fiscale, le micro-entrepreneur devra se munir des factures d’achat et de remboursement pour que les frais ne soient pas assujettis à une imposition.

Quels sont les frais qualifiés de débours ?

Il faut noter que tous les frais dépensés par la micro-entreprise ne sont pas tous considérés comme des débours. Il existe 2 catégories de frais. La première, celle des frais professionnels, concerne les dépenses liées à l’achat de matériel, de biens, de matières premières nécessaires à l’exercice de l’activité. Autrement dit, les dépenses sont effectuées dans le but de développer la structure. Cette première catégorie est mieux connue sous le nom de coûts d’achats.

Par contre, les frais qui sont engagés en vue de la réalisation d’un service ou d’une vente sont qualifiés de débours. Les clients doivent ainsi rembourser la somme d’argent avancée par l’entreprise. Cela évitera de gonfler le CA. Les frais peuvent être de différentes natures, mais on retiendra surtout :

• L’achat d’équipements, de matériels ou de matières premières (tissu, nourriture…) pour une prestation de service.
• Les frais de port nécessaires pour envoyer les marchandises aux clients
• Les frais de déplacement du micro-entrepreneur dans le cadre d’une mission pour un client

Recourir à un débours : quelles sont les conditions à remplir ?

Pour qu’il y ait débours, plusieurs conditions doivent être respectées. Ces critères doivent absolument être pris en considération pour éviter les mauvaises surprises lors du contrôle par l’administration fiscale.

• Condition 1 : l’accord écrit du client

L’auto-entrepreneur doit obtenir un mandat de débours bien explicite de la part du client. Ce dernier devra mentionner dans ce mandat qu’il vous a demandé d’effectuer un achat. De plus, le document devra préciser le budget exact nécessaire à l’achat du matériel, des fournitures, aux frais de port de marchandises. Le mandant signifie qu’il y a eu un contrat. Le client sera donc dans l’obligation de rembourser les dépenses engendrées.

• Condition 2 : Facturation au nom du client

Après chaque achat, l’auto-entrepreneur devra demander au fournisseur de facturer les achats au nom de son client. Toutes les informations essentielles permettant d’identifier le client doivent donc être mentionnées dans cette facture, notamment le numéro SIRET, la TVA Intracommunautaire, son adresse, etc.

Ensuite, il devra en faire deux exemplaires. Le premier est à remettre au client. Le second est à garder comme pièce justificative lors des contrôles.
Il est obligatoire de mettre la facture au nom du client. En effet, si les achats sont facturés au nom du professionnel, alors ces frais ne seront pas déductibles du CA.

Remarque : la facture pour la prestation est à établir en votre nom. Celle-ci est différente de la facture pour les achats.

• Condition 3 : Remboursement des frais par le client

Pour les débours, le remboursement doit s’effectuer de manière rigoureuse en respectant le montant exact des dépenses à euro près. Le client devra procéder au paiement après réception des pièces justificatives. Ces dernières peuvent être des tickets de caisse, des factures ou autres documents justifiant l’achat.

• Condition 4 : Conservation des justificatifs

Enfin, vous devez savoir que les responsables fiscaux effectuent une vérification méticuleuse de vos frais professionnels. Ainsi, il est impératif de se munir de toutes les pièces justificatives pour certifier que les débours ont bien eu lieu. Vous devrez également préciser dans votre livre de recettes les sommes qui correspondent à ces débours. Il convient de rappeler qu’il n’existe pas de plafond pour le montant de débours.

L’abattement forfaitaire

En quoi consiste-t-il ?

L’abattement forfaitaire est le deuxième moyen permettant de déduire les frais professionnels. Il consiste à soustraire à partir des revenus imposables d’une micro-entreprise un pourcentage forfaitaire. Ce qui amène à une réduction considérable de la base d’imposition.

La déduction s’effectuera directement sur le chiffre d’affaires réalisé. Elle se fera lors de la déclaration annuelle de revenu. Le taux d’abattement peut varier d’un secteur d’activité à l’autre. Il est à noter que plus une activité implique des frais, plus le pourcentage de déduction sera élevé.

• Pour les activités commerciales, le taux d’abattement forfaitaire est de 71 % du CA.
• Pour les prestations de services, le pourcentage diminue de 50 % du CA.
• Pour les activités libérales, le taux d’abattement est de 34 % du CA.

Il est important de rappeler que si le CA annuel d’une micro-entreprise est peu élevé, le seuil minimal de l’abattement est de 305 €.

L’imposition pour le barème progressif

Un entrepreneur ayant choisi l’imposition pour le barème progressif jouit automatiquement d’un abattement forfaitaire représentatif de ses diverses charges (ex. : frais de déplacement, valeur locative, amortissements, etc.).

Concrètement, l’administration fiscale effectue un abattement forfaitaire sur le chiffre d’affaires. Ainsi, c’est le montant restant après cette réduction qui sera soumis au barème progressif.

Il faut souligner que si le montant réel des frais professionnels dépasse l’abattement forfaitaire, la micro-entreprise devra envisager à opter pour le régime réel d’imposition. Cela implique bien évidemment que le micro-entrepreneur sera obligé de quitter le régime micro-fiscal.

Le versement libératoire des impôts sur le revenu

L’auto-entrepreneur peut éventuellement choisir d’effectuer un versement libératoire de son impôt sur le revenu. Le paiement des impôts se fera, dans ce cas, tous les mois ou tous les trimestres. Pour calculer la somme dont il faut s’acquitter, il faudra appliquer directement au chiffre d’affaires mensuel ou trimestriel de la micro-entreprise les taux ci-après :

• 1 % pour les activités d’achats ou de ventes
• 1,7 % pour les prestations de services
• 2,2 % pour les activités libérales ou entreprises à Bénéfice Non Commercial (BNC).

Il est important de préciser que l’auto-entrepreneur devra payer les cotisations sociales en même temps que l’impôt.

La gestion des frais professionnels est une opération cruciale dans la mesure où les dépenses peuvent fortement impacter la trésorerie de la petite structure. Afin de simplifier l’agencement et le suivi des frais, les micro-entreprises peuvent actuellement recourir à des supports modernes tels que les logiciels de gestion.